Facturas de cliente¶
Desde la factura de cliente al cobro¶
Con Odoo, puedes elegir entre diferentes flujos de trabajo que cubren las necesidades de tu negocio. Puedes realizar un solo pago para una factura, un solo pago para múltiples facturas e incluso aplicar descuentos por pagos anticipados.
Desde el Borrador de factura al Balance de Situación¶
El proceso habitual de facturación para clientes, después de que se hayan entregado los bienes o se haya realizado el servicio, implica emitir la factura, el cliente depositar ese pago en el banco, recibir el pago, conciliar el saldo de la cuenta del cliente y, finalmente, reportarlo en el Balance de Situación
La facturación ocurre cuando se cumple una obligación contractual. Si envías una caja a un cliente, has cumplido los términos del contrato y puedes facturarlo. Si tu proveedor te envía un pedido, ha cumplido los términos de ese contrato y puede facturarte. Además, los términos del contrato se cumplen cuando la caja se mueve hacia o desde un camión. En este punto, Odoo admite la creación de lo que el personal del almacén llama una Factura Borrador.
Creación de facturas¶
Los borradores de factura se pueden generar de forma manual desde otros documentos como órdenes de venta, órdenes de compra, etc. Aunque puede crear un borrador de factura directamente si así lo desea.
Se debe proporcionar al cliente una factura con la información necesaria para que ellos puedan pagar por los bienes y servicios ordenados y entregados. También debe incluir otra información necesaria para pagar la factura en tiempo y forma.
Borradores de factura¶
El sistema genera facturas cuyo estado al inicio será de borrador. Mientras que estas facturas sigan sin validarse no afectarán la contabilidad dentro del sistema. Los usuarios pueden crear sus propios borradores de facturas.
Creemos una factura de cliente con la siguiente información:
Cliente:
Product:
Cantidad:
Precio unitario:
Taxes:
Rellenamos los datos previamente indicados:
El documento se compone de tres partes:
la parte superior de la factura, con la información del cliente,
el cuerpo principal de la factura, con líneas de factura detalladas,
la parte inferior de la página, con detalles acerca de los impuestos, y los totales.
Facturas proforma o abiertas¶
Cuando tengamos la factura con los datos ingresados, el siguiente paso es guardarla. Para hacerlo, haremos clic en el ícono de la nube que aparece junto a «Nuevo».
De esta manera, la información se guardará y Odoo cambiará el estado de BORRADOR a pendiente de CONFIRMACIÓN.
En este punto, podemos ver la factura haciendo clic en PREVISUALIZAR o ver cómo se verían las anotaciones contables haciendo clic en la pestaña «Anotaciones Contables».
Si salimos sin confirmar la factura, al revisar el panel de facturas, aparecerá de la siguiente manera:
Sin un número de factura y en un color diferente.
En este punto, podemos personalizar la barra de información. Al final, junto a Estado, tendremos tres puntos. Si hacemos clic en ellos, aparecerá una pantalla con una serie de casillas de verificación que nos permiten agregar o eliminar elementos de la barra de información:
Si volvemos a ingresar a la factura y hacemos clic en CONFIRMAR, Odoo asignará automáticamente un número de factura y se crearán las anotaciones contables correspondientes para esta factura.
En esta imagen, podemos ver cómo se vería la anotación contable:
Enviar la factura al cliente¶
Desde aquí, tenemos la opción de enviar la factura al cliente en formato PDF por correo electrónico. Hacemos clic en Enviar e Imprimir, y nos llevará a la siguiente pantalla:
Donde ingresaremos el correo electrónico (si está configurado, este paso no será necesario, ya que la información aparecerá automáticamente).
Un asiento contable normal que se generó de una factura validada se verá así:
Pagos¶
En Odoo, una factura se considera pagada cuando la anotación contable asociada ha sido conciliada con las entradas de pago. La factura permanecerá como «No Pagada» hasta que se registre.
Un asiento contable normal que se generó de una factura validada se verá así:
Recibir un pago parcial a través del estado de cuenta bancario¶
Puede ingresar en Odoo sus estados de cuenta bancarios de forma manual, o puede importarlos desde un archivo csv o desde otros formatos predefinidos de acuerdo a la localización de su contabilidad.
Seguimiento de pagos¶
Hay una tendencia creciente de clientes que pagan cada vez más tarde. Además, los recaudadores deben realizar todo tipo de esfuerzos para cobrar cada vez más rápido.
Odoo le ayudará a definir su estrategia de seguimiento. Para recordarle a los clientes pagar sus facturas pendientes, puede definir diferentes acciones dependiendo de que tan atrasado está el pago. Estas acciones son un conjunto de niveles de seguimiento que se activan cuando la fecha de vencimiento de una factura ha sobrepasado un cierto número de días. Si hay otras facturas pendientes del mismo cliente, se ejecutarán las acciones de la factura más vencida.
Reporte de Partidas Abiertas a un cliente:¶
Use el Reporte de Partidas Abiertas para determinar qué clientes tienen pagos pendientes e inicie su proceso de recobro.
Estado de resultados¶
El estado de resultados muestra los detalles de sus ingresos y gastos. En última instancia, este le da una imagen clara de sus pérdidas y ganancias netas. Algunas veces se refieren a él como «Estado de ingresos» o «Estado de ingresos y gastos.»
Balance de Situación¶
El balance de situación resume los activos, pasivos y capital de su empresa en un punto específico del tiempo.
