Seguimiento y gestión de las charlas

Gracias a la aplicación Eventos de Odoo, podrá permitir que sus asistentes propongan ponentes para los eventos.

Configuración

Vaya a Eventos ‣ Configuración ‣ Ajustes y habilite Horario y sesiones.

Si activa esta función, aparecerán otras dos opciones: Transmisión en vivo y Gamificación del evento.

Transmisión en vivo permite la emisión de sesiones en línea gracias a su integración con YouTube.

Gamificación del evento permite compartir un cuestionario con sus asistentes, una vez finalizada una sesión (charla).

Truco

Gamificación del evento no es necesaria para que las sesiones aparezcan en la página del evento en el sitio web, pero puede mejorar la participación y la experiencia general de los asistentes.

Charlas, propuestas de charlas y agenda

Una vez activadas estas dos funciones, se añadirán automáticamente los siguientes enlaces al menú situado en la página del evento del sitio web: Charlas, Propuestas de charlas, y Agenda. Cualquier asistente puede acceder libremente a estos elementos del menú y a su contenido.

El enlace Charlas dirige al asistente a una página con todas las charlas de ese evento.

Mientras que el enlace Propuestas de charlas dirige a los asistentes a un formulario en el que pueden proponer charlas para el evento.

El enlace Agenda dirige al asistente a una página con todas las charlas del evento, pero en formato de calendario/horario.

Vista de la página web publicada y de las charlas, propuestas de charlas y agenda

Gestión de las propuestas de charlas

Cuando los asistentes completen y envíen un formulario de propuesta de charla en el sitio web, se creará inmediatamente una nueva Propuesta en el backend del evento.

Nota

Todas las charlas (Propuestas, Confirmadas, Anunciadas, etc.) están disponibles a través del botón inteligente Sesiones del formulario del evento.

Vista de la página de propuestas de charlas destacando la columna de propuesta

Si se acepta una propuesta, mueva la etiqueta Sesión de evento a la fase adecuada en la vista kanban (por ejemplo, confirmada, etc.). A continuación, vaya al formulario de plantilla de ese evento en particular y haga clic en el botón inteligente Ir al sitio web para acceder a la página de esa charla específica en el sitio web.

Para hacer que una charla esté disponible vaya a la esquina superior derecha y cambie el estado de Sin publicar a Publicado.

Nota

Recuerde que si no publica una charla, nadie podrá verla.

Vista del sitio web en la que se ve el botón "Sin publicar" en las charlas propuestas de Eventos de Odoo.

Lista de asistentes y asistencia

Una vez que los asistentes se registren en un evento específico, serán parte de la lista de asistencia del evento. Si desea ver la lista haga clic en el botón inteligente guilabel:asistentes disponible en el formulario del evento o en Informes‣ Asistencia .

Nota

Cuando un asistente llegue al evento, se va a confirmar su asistencia y su estado cambiará a Asistió.

Vista general de los eventos en vista kanban

Si desea analizar la lista de asistentes Odoo ofrece varias maneras de visualizar la información. Cada vista es diferente, aunque presenta la misma información; si desea cambiar el tipo de vista haga clic en los iconos ubicados en la esquina superior derecha.

Diferentes opciones de vista en la lista de asistentes.

La vista kanban muestra si los asistentes ya pagaron su entrada o sigue pendiente.

La vista de lista muestra la información en forma de lista.

La vista de calendario proporciona una visualización clara del calendario de la cantidad de asistentes en cada evento, para cada fecha.

La vista de gráfico muestra los asistentes de cada evento, a su vez ofrece varios filtros y medidas personalizables para obtener un mejor análisis.

La vista cohorte muestra los datos de los asistentes para analizar de mejor manera el número de fechas de registro.

Nota

Si vende las entradas mediante órdenes de venta, se validarán los asistentes en cuanto se confirme la cotización.

Gestión de registros

Si selecciona un asistente, Odoo le mostrará el formulario con más información de ese asistente específico.

Desde aquí se pueden enviar las insignias del evento de forma manual, solo debe seleccionar Enviar por correo electrónico. También se puede establecer el estado del asistente comó asistió, o puede cancelar el registro mediante el botón Cancelar registro.

Vista del formulario de un asistente en la que se hace énfasis el botón Enviar por correo electrónico.

Reglas de generación de leads

Con Odoo, puede generar leads a partir de eventos.

Para crear y configurar una regla de generación de leads que se relacione con eventos, vaya a la aplicación Eventos ‣ Configuración ‣ Generación de leads.

En la página de reglas de generación de leads puede ver todas las reglas configuradas, junto con todos los datos relacionados con dichas reglas.

Página de reglas de generación de leads en la aplicación Eventos de Odoo.

Para crear una nueva regla de generación de leads, haga clic en crear y complete el formulario de la regla de generación de leads.

Plantilla de regla de generación de leads en la aplicación Eventos de Odoo

Después de agregar el nombre de la regla, configure cómo se deberían crear los leads (puede ser por asistente o por orden), y cuándo se deberían crear (cuando se crean los asistentes, cuando se confirman, o cuando asistieron al evento).

En la sección para cualquiera de estos eventos hay campos para agregar esta regla a cualquier categoría de evento, empresa y/o evento en específico. Para hacer que esta regla sea aún más específica, puede configurar una regla de filtro de dominio para garantizar que la regla solo se aplique a un público objetivo de asistentes en específico (puede hacerlo en la sección si los asistentes cumplen con las siguientes condiciones).

Por último, en la sección valores predeterminados de leads elija un tipo de lead, asígnelo a un equipo de ventas (y/o a un vendedor) y agregue etiquetas a la regla si es necesario.