Hoja de referencia de Contabilidad¶

El balance de situación es una captura de las finanzas de una empresa en una fecha específica, contrario a las pérdidas y ganancias que es un análisis que se realiza durante un periodo.

Los activos representan la riqueza de una empresa y los bienes que le pertenecen. Los edificios y oficinas son activos fijos, mientras que las cuentas de banco y el efectivo son activos circulantes. Un empleado no es un activo.
Las responsabilidades son obligaciones de eventos pasados por las que la empresa tendrá que pagar en un futuro (facturas de servicios públicos, deudas, proveedores a los que no se les ha pagado). También podemos definir estas responsabilidades como una forma de financiamiento que se le ofrece a la empresa llamada «aprovechamiento de recursos».
Los recursos propios son los fondos que los dueños de la empresa (fundadores o accionistas) contribuyen, más los recursos acumulados (o pérdidas). Cada año, las guanacias (o pérdidas) netas se pueden reportar como recursos acumulados, o se pueden distribuir a los accionistas (como dividendo).

Lo que se posee (un activo) se ha financiado a través del reembolso de deudas (pasivos) o del capital (ganancias, capital).

Se hace una diferencia entre activos y gastos:

Un activo es un recurso con valor económico que le pertenece a un individuo, corporación o país y se controlan con la esperanza de obtener un beneficio futuro. Los bienes se reportan en el balance de situación y se compran o crean para aumentar el valor de una empresa o mejorar sus operaciones.
Un gasto son los costos de operaciones en los que incurre una empresa para generar ganancias.

El reporte de pérdidas y ganancias muestra el rendimiento de la empresa durante un periodo específico, que usualmente son tres meses o un año fiscal

Las ganancias son el dinero que gana la empresa al vender bienes o brindar servicios.

El costo de los bienes vendidos (COGS por sus siglas en inglés) se refiere a los costos de la venta de bienes (por ejemplo, el costo de los materiales y el trabajo que se requirió para crear bienes).

Las ganancias brutas son los ingresos de las venas menos el costo de los bienes vendidos.

Los OPEX (Gastos operativos) incluyen administración, ventas y salarios de investigación y desarrollo, rentas y utilidades, costos misceláneos, costos y todo lo que vaya más allá de los costos de productos vendidos o el costo de las ventas.

Activos = Pasivos + Capital

Plan de cuentas¶

El plan de cuentas enlista todas las cuentas de la empresa: tanto la cuenta del balance de situación como la cuenta de ganancias y pérdidas. Cada transacción se registra al cargar y abonar a diferentes cuentas en un asiento contable. Vea el plan de cuentas como el ADN de una empresa.

Cada cuenta que se enlista en el plan de cuentas pertenece a una categoría específica. En Odoo, cada cuenta tiene un código único que pertenece a una de estas categorías:

Deuda subordinada y deuda de capital
- El capital es la cantidad de dinero que los accionistas invierten para financiar las actividades de una empresa
- Las deudas subordinadas son la cantidad de dinero que un tercero le prestó a la empresa para financiar sus actividades. En caso de que la empresa se disuelva, primero se les reembolsará a estos terceros antes de reembolsarle a los accionistas.
Los activos fijos son elementos o propiedades tangibles (es decir, físicos) que una empresa compra y usa para producir bienes y servicios. Los activos fijos son activos a largo plazo, lo que significa que tienen una vida útil de más de un año. También incluye propiedades, plantas y equipos, (como equipo de protección individual) que se registran en el balance de situación con esa clasificación.1
Activos circulantes y pasivos
- La cuenta de activos circulantes es la línea de un apunte contable del balance de situación que se enlista en la sección de Activos. En esta cuenta se encuentran todos los activos que se pueden convertir en efectivo en menos de un año. Los activos circulantes son el efectivo, equivalentes de efectivo, cuentas por cobrar, existencias del inventario, valores negociables, pasivos prepagados y otros activos líquidos.
- Los pasivos circulantes son las obligaciones financieras a corto plazo de la empresa, o sea que se deben liquidar en menos de un año. Un ejemplo de un pasivo circulante es el dinero que le debemos a los proveedores como cuentas por pagar.
Cuentas bancarias y de efectivo
- Una cuenta bancaria es una cuenta financiera que un banco u otra institución financiera mantiene. En esta cuenta se registran las transacciones financieras entre un banco y el cliente.
- Un libro de cuentas se puede referir a un libro en el que se registran todas las transacciones en efectivo. Este registro incluye los momentos en los que se recibe efectivo y los diarios de pagos de efectivo.
Gastos e ingresos
- Un gasto son los costos de las operaciones que la empresa realiza para generar ganancias. Es el gasto que se tiene que realizar para obtener algo. Los gastos comunes incluyen lo pagos de a proveedores, salarios de los empleados, arrendamiento de fábricas y depreciación del equipo.
- Los ingresos son la cantidad de dinero, las propiedades u otras transferencias de valor que se reciben en un periodo a cambio de servicios o productos.

Ejemplo¶

*: Las cajas Reembolso de cliente y Pago del cliente no se pueden seleccionar al mismo tiempo ya que se contradicen.

Balance = Débito - Crédito

Asientos contables¶

Todos los documentos financieros de la empresa (como una factura, estados de cuenta, recibos de pago, un contrato de aumento de capital) se registran como asiento contable e impactan a varias cuentas.

Para que un asiento contable esté balanceado, la suma de todos sus cargos debe ser igual a la suma de todos sus abonos.

ejemplos de asientos contables para varias transacciones. (véase entries.js)

Conciliación¶

La conciliación es el proceso de enlazar los apuntes contables de una cuenta específica con los cargos y abonos respectivos.

El propósito principal es relacionar los pagos con las facturas relacionadas y marcarlos como pagados. Esto se hace con la conciliación de la cuenta de cuentas por paga y las cuentas por cobrar.

La conciliación la realiza el sistema automáticamente cuando:

El pago se registra directamente en la factura.
Los vínculos entre los pagos y las facturas se detectan en el proceso de emparejamiento del banco.

Ejemplo de un estado de cuenta de cliente

Cuentas por cobrar	Débito	Crédito
Factura 1	100
Pago parcial 1/2		70
Factura 2	65
Pago parcial 2/2		30
Pago 2		65
Factura 3	50

Total a pagar	50

Conciliación bancaria¶

La conciliación bancaria es el emparejamiento de las líneas de los estados de cuenta bancarios (proporcionados por el banco) con transacciones registradas internamente (pagos a proveedores o de clientes). Para cada línea en un estado de cuenta bancario, puede ser:

se concilió con un pago previamente registrado: un pago se registra cuando se recibe el cheque del cliente, después se concilia con el estado de cuenta.
se registró como pago nuevo: se crea el asiento de diario del pago y se concilia con la factura relacionada al procesar el estado de cuenta.
se registró como otra transacción transferencia bancaria, cambio directo, etc.

Odoo conciliará de manera automática la mayoría de las transacciones, solo necesitará revisar algunas personalmente. Cuando se termina el proceso de conciliación bancaria, el balance de la cuenta bancaria de Odoo debe ser el mismo que el balance del estado de cuenta bancario

Gestión de cheques¶

Hay dos enfoques para gestionar cheques y transferencias bancarias internas:

Dos asientos contables y una conciliación
Un asiento contable y una conciliación bancaria

El primer asiento contable se crea al registrar el pago en la factura. El segundo se crea cuando se registra el estado de cuenta bancario.

Cuenta	Débito	Crédito	Conciliación
Cuenta a cobrar		100	Factura ABC
Fondos sin depositar	100		Cheque 0123

Cuenta	Débito	Crédito	Conciliación
Fondos sin depositar		100	Cheque 0123
Banco	100

El primer asiento contable se crea al registrar el pago en la factura. Cuando se concilie el estado de cuenta bancario, la línea del estado de cuenta se vincula al asiento contable existente.

Cuenta	Débito	Crédito	Conciliación	Estado de cuenta bancario
Cuenta a cobrar		100	Factura ABC
Banco	100			Estado de cuenta XYZ